Para la administración de una empresa se requiere la orientación de ciertas funciones que determinan las etapas del proceso administrativo (estas varían entre los distintos autores, pero todas se dirigen hacia la misma meta), las cuales tienen una forma continua y dinámica, que se refleja en su diseño, es decir, cómo se satisface una o varias necesidades, que, inclusive, puede ser la planeación de un viaje, la expansión de una empresa, la mejora del transporte urbano, definir los productos a fabricar, etc., aplicando un modelo que siempre será el mismo, aunque variará en algunos aspectos, según el tipo de ejecutor (ama de casa, estudiante), la organización (hogar, escuela) y el tipo de conocimientos y recursos que deberán aplicarse para tener éxito; por lo tanto, estas etapas son fundamentales, están ligadas estrechamente, para el cumplimiento de los objetivos planteados en una organización, tales como:
¿Qué se va a hacer?
¿Cómo se va a hacer?
¿Con qué se va a hacer?
¿Cómo se ha realizado?
Para darles una respuesta a dichas interrogantes, se identifican dichas etapas del proceso administrativo, como se presentan a continuación:
1ª. Dirección, es la guía para definir la visión – la meta lejana-, que es un estado deseado en el futuro que se toma como punto de partida para desarrollar la misión, donde se obtendrá un plan, recursos, un producto y un satisfactor de necesidades, tanto de la empresa como del entorno donde se ubica.
2ª. Planificación, que permite el análisis y diagnóstico de una situación que se presenta en la organización, identificando las prioridades jerarquizándolas, así como delimitando las alternativas de acción, elaboración y formulación tanto de objetivos como del plan de acción a tomar, esto es,
a) Establecer los objetivos de la empresa.
b) Desarrollar las premisas sobre el contexto en donde se cumplirán.
c) Elegir el curso o plan de acción para alcanzar dichos objetivos.
d) Iniciar aquellas actividades que son necesarias para llegar a la planeación de acciones.
e) Replantear “sobre la marcha” aquellos aspectos que se presentan para corregir las deficiencias que van apareciendo o que ya existían y no se habían previsto.
Por lo que, se entiende como la articulación y sistematización de las actividades en tiempo y espacio, en técnicas y recursos y en información para el desarrollo de la administración.
3ª. Organización, es una combinación del conjunto de actividades y de recursos que son indispensables para el logro de los objetivos establecidos. En otras palabras, es el proceso con el cual los empleados y sus funciones desempeñadas que se relacionan entre sí para cumplir con los objetivos de la empresa; es la división del trabajo en grupos e individuos, así como la coordinación de las actividades individuales del grupo, partiendo de una autoridad directiva.
4ª. Implementación, donde se aplica la programación para llegar a corregir aquellos aspectos negativos o inconvenientes que se presentarían en el propio proceso, al suministrar el personal y administrar los recursos humanos, es decir, el reclutamiento de personal competente, desarrollándolos y recompensándolos al lograr objetivos de la empresa al establecer un ambiente de trabajo satisfactorio; lo que se logra mediante la guía y la influencia de la motivación interpersonal, donde se igualan en cuanto al nivel las personas dentro de una empresa, lo que permite la armonía y la voluntad para lograr los objetivos planteados con anterioridad por la empresa.
5ª. Control, es el seguimiento y evaluación del cumplimiento de la planificación establecida a partir de medir los resultados obtenidos en el propio proceso administrativo, asegurándose del desempeño eficiente, donde:
a) Se establecen metas y normas.
b) Se comparan el desempeño medido contra las metas y las normas establecidas.
c) Se refuerzan los aciertos y se corrigen las fallas.
De este modo, se tiene que cada etapa del proceso administrativo tiene sus propias estrategias para alcanzar su objetivo, para sus recursos, para sus operaciones, por ejemplo, para definir el producto a fabricar, la dirección orienta sus decisiones hacia una teoría X, Y o Z; en la planeación, se determina la tecnología a usar y el grado de automatización (en caso de que se trate de una fábrica, por ejemplo), la organización, se establecen las políticas para contratación de personal, cómo se organizarán, el manejo de dinero, etc.; en la implementación se orienta todo hacia un bajo costo, una calidad predeterminada o una productividad a alcanzar; y el control ubicar puntos de venta, almacenes, o bien, la rapidez del servicio.
Asimismo, en cada etapa se desarrollan planes para alcanzar los objetivos, que, a su vez, dependen de las estrategias ya definidas; en dichos planes se incluyen metas, tecnologías a utilizar (en caso necesario), secuencia y asignación de tareas para su organización interna y la asignación de recursos con los que dispone; debe considerarse que el plan es el modelo de actividades a desarrollar y las metas a conseguir; parten de operaciones que tienden a la aceptación y el reconocimiento de los objetivos alcanzados, influyendo en la comunicación, motivación y participación de todos quienes conforman a la organización. Por esta razón, cada etapa del proceso tiene a su vez todas las etapas, están interrelacionadas gracias al modelo utilizado para satisfacer una necesidad, el cual es el propio proceso administrativo, que se usa para llenar las necesidades específicas de cada etapa.
Por otra parte, estas etapas se complementan con las etapas subyacentes:
1. Decisión, donde se identifican los problemas, se elaboran las alternativas de solución (toma de decisiones) y se seleccionan cuáles serán aplicadas.
2. Comunicación, es el intercambio de mensajes entre personas, entre personas y dispositivos dentro del marco de actividades a desempeñar en la organización.
3. Influencia, donde una o más personas o grupo u organización determinan el comportamiento de otra persona, grupo u organización.
Ahora bien, dentro de la Enfermería, el proceso administrativo es más un método de trabajo que se dirige a la administración de la salud en todos los niveles de atención, por ello, ¿cómo se puede aplicar cada etapa?, si tenemos en cuenta el área de salud, los sistemas públicos y privados, y las características propias del personal de salud, tanto de Enfermería como Médico, se debe valorar el conocimiento y las competencias que posee el personal y la población que se atenderá; de ahí que, las funciones administrativas van dirigidas al personal, al paciente y al servicio, para así, tener una adecuada administración de los servicios de enfermería, se observa el caso práctico en un Hospital (cualquiera de ellos), donde se aplicarán dichas etapas del proceso administrativo para alcanzar la atención, cuidados y tratamiento del paciente acorde a sus necesidades. Lo que, en otras palabras, quiere decir es que su misión es proporcional asistencia médica y sanitaria ya sea curativa como preventiva a la población, desde un individuo hasta la familia; pues las funciones que debe cumplir son de prevención, curación, rehabilitación, docencia e investigación.
En un hospital se podría identificar, en primer lugar, la atención de los pacientes a un nivel profesional correcto, según los medios de los que dispone (recursos humanos y materiales, tecnología avanzada, técnicas innovadoras, tratamientos adecuados, etc.); a su vez, se obliga a entrenamiento y perfeccionamiento del personal, la implantación de nuevas técnicas y sistemas de trabajo, es decir, al continuo avance de conocimientos; la experiencia y la mejora al cuidado del paciente.
Si se observa en un “micromundo”, un departamento o área de Enfermería, por ser parte de la institución médica sanitaria o asistencial, donde se presta servicio de calidad al paciente, familia y comunidad, dichas etapas se aprecian en las labores del personal de Enfermería, en cuanto a sus actividades, por ejemplo, en urgencias, donde se observan las actividades, derechos y obligaciones de este personal en cuanto al nivel asistencial, como los cuidados, ejecución de tratamiento y seguimiento y control de técnicas; donde la responsabilidad y eficacia requiere de conocimientos básicos de patologías, de las posibles complicaciones de cada enfermedad o tratamiento, del manejo de fármacos, etc.; para, posteriormente, llegar al nivel docente, es decir, el estudio y la formación continua, a partir de cursos, intercambio de experiencias, congresos, etc.; y con ello, se logra el nivel de investigación, el cual es fundamental su desarrollo para que sea consistente la labor del personal de Enfermería con las actividades realizadas, ya que su atención se dirigirá hacia un conocimiento sobre las tecnologías empleadas en Enfermería, sobre los síndromes que requieren de un tratamiento intensivo, sobre la psicología infantil y la aplicada a la familia, sobre metodologías del estudio continuo, revisando publicaciones, libros, etc., para elevar la formación del profesional de Enfermería en cualquiera de las áreas que integran al hospital donde desempeña sus funciones y que, además, permite que el proceso administrativo sea adecuado y consistente al perseguir los mismos objetivos que el Hospital.
Más si consideramos que esta área o departamento de Enfermería presta servicio las 24 horas del día durante cada día del año, tiene una mayor parte de personal total de la institución hospitalaria y, por tanto, absorbe un alto presupuesto del mismo. Este departamento integra las acciones del equipo de salud en la atención del paciente, cuyos objetivos es la coordinación de los recursos para proporcionar una atención de calidad; ayuda a integrar al personal de Enfermería y a proyectar a la institución hacia la comunidad; además, controla el material y el equipo que pertenecen al departamento; se ubica en un área física, la cual cuenta con oficinas para el personal que dirige dicho departamento.
Las funciones que realiza dicho departamento es la aplicación del proceso administrativo al realizar funciones administrativas dirigidas al personal, al paciente, a los servicios. En las funciones administrativas dirigidas al personal tomo en cuenta la planificación:
a) investigación de las necesidades del personal de Enfermería.
b) elaboración de diagnósticos situacionales.
c) programación y distribución del personal por servicios y turnos, así como la descripción de los puestos.
d) elaboración de manuales y detección de necesidades de enseñanza en el servicio y programación.
e) elaboración del presupuesto del departamento, de distintos programas acordes a las necesidades y recursos; asimismo, la elaboración de normas y políticas del propio departamento.
f) elaboración de organigramas al seleccionar, introducir y desarrollar al personal estableciendo sistemas de trabajo adecuados al departamento,
g) dirección del personal de enfermería al establecer sistemas de comunicación y ejecución de diversos programas.
h) control, supervisión y evaluación del personal.
i) manejo de instrumentos de control, elaboración de informes y reglamentos, vigilando su cumplimiento, aplicando incentivos y sanciones.
En cuanto al paciente,
a) investigación de sus necesidades de modo integral, estableciendo un diagnóstico y planificación de la atención de enfermería.
b) suministrando el material y equipo necesarios para proporcionar dicha atención de enfermería.
c) controlar, manejar y supervisar la atención suministrada y elaborar una evaluación continua de la recuperación progresiva del paciente, así como informes de enfermería.
En cuanto a las funciones administrativas de los servicios:
a) detección y cálculo de necesidades del material, equipo, instrumental y otros servicios.
b) solicitud de los recursos necesarios y programar su optimización.
c) utilización de inventarios, manuales y otros, donde se controlan y manejan los recursos materiales.
d) elaboración de informes y actualización de inventarios; la evaluación de la capacidad instalada en los servicios, reportes de desperfectos y otros.
e) supervisión y evaluación de la higiene ambiental de los servicios.
Entre otros.
Donde el Jefe de Área de Enfermería cumple las funciones de dirección de personal, trabajo junto al Jefe deformación, que se encarga de la coordinación de las actividades docentes del departamento, además, cumple con la asesoría, enseñanza e investigación.
El supervisor depende de la jefatura de área, sus actividades son la coordinación y distribución del personal tanto profesional como no profesional del servicio, asignándoles funciones, actividades y pacientes de acuerdo al sistema de trabajo utilizado; son los responsables directos de la atención al paciente.
La enfermera especialista, da atención especializada, mientras que la enfermera general, se encarga de la atención del paciente directamente; el personal no profesional auxilia al personal profesional en las actividades que requieren de habilidades técnicas y manuales, o bien, en rutinas del servicio.
Por otro lado, para que dicho departamento o área de Enfermería realmente funcione, se aplica un sistema de trabajo para distribuir proporcionalmente las actividades de atención de Enfermería, los cuales son:
1. Sistema de trabajo por paciente, donde se asigna y distribuye al personal por paciente proporcionando una atención individualizada, su objetivo es proporcionar atención integral, favoreciendo la interrelación paciente- enfermera (o).
2. Sistema de trabajo funcional, donde la asignación y distribución del personal se realiza por funciones, esto es, una parte del personal hace camas, baños, administra medicamentos, toma signos vitales, etc., la otra parte del personal se encarga del tratamiento especial, otras formas de control, etc.; lo que se determina por el turno, pendientes y escasez de personal. Su objetivo, por regularmente, es para reforzar una técnica, adquirir habilidad manual o para agilizar rutinas del servicio.
3. Sistema de trabajo mixto, este consiste en la asignación y distribución del personal tanto por pacientes como por funciones, es decir, se asignan pacientes delicados o graves a una parte del personal con sus respectivas funciones; este es el sistema más empleado pues facilita la distribución del personal, se fomentan las relaciones interpersonales y no requiere la misma cantidad de gente que el sistema por pacientes.
De este modo, se puede observar que, la Enfermería desempeña funciona y realiza actividades en cada una de las etapas del proceso administrativo para elevar el nivel de calidad por medio de acciones eficaces y eficientes que lograr el beneficio-calidad-costo-satisfacción tanto de la institución de salud como del paciente, familia y comunidad.
Desde este punto de vista, la enfermería debe competir y adaptarse al desarrollo científico y tecnológico, contar con recursos suficientes para cumplir con sus funciones, participando en la gestión y administración económica al momento de realizar cada etapa de este proceso administrativo, entendiéndolo como un medio para alcanzar el objetivo primordial: cuidar al paciente en estado de salud o enfermedad en cada uno de los distintos niveles de atención.
Referencias.
Organización. Administración y Legislación. Etapas del Proceso Administrativo. http://organizacin-administracin-legisla.blogspot.mx/2010/09/etapas-del-proceso-administrativo.html
De Welsch, Hilton y Gordon, El proceso Administrativo, 1990.
http://www.uas.mx/cursoswebct/presupuestos/lec1.htm
El proceso administrativo.
http://www.cca.org.mx/cca/cursos/administracion/artra/proadm/elprocad/procesoadmin.htm
Angélica Jaimes. Proceso Administrativo aplicado a los Servicios de Enfermería en el Hospital.